5 Tipps für Business-Kommunikation im Job!
Hast du manchmal das Gefühl, dass dich auf der Arbeit keiner so richtig ernst nimmt? Jede Idee, die du hast, verwässert irgendwie, weil dir keiner richtig zuhört? Und in Konsequenz klappt es natürlich auch mit der Beförderung nicht, weil keiner wirklich checkt, was du eigentlich den ganz Tag machst? Dann liegt das mit ziemlicher Sicherheit daran, dass du falsch kommunizierst. Wie du mit der richtigen Business-Kommunikation endlich so wahrgenommen wirst, wie du das willst, verrate ich dir in diesem Artikel.
Heute geht es um Business-Kommunikation. Denn die ist wichtig, wenn du im Job wirklich ernst genommen werden willst. Vor allem aber auch, wenn du befördert werden willst. Es gab nämlich vor ein paar Jahren eine großangelegte Studie von dem Unternehmensberater Harvey Coleman, der herausgefunden hat, dass eine Beförderung nur zu 10 % von der Performance abhängt. Also wie gut du deine Arbeit machst. Die anderen entscheidenden 90 % machen dein Ruf aus und wie du dich vermarktest. Also ob deine Kollegen und Führungskräfte das Gefühl haben, dass deine Arbeit zum Erfolg der Organisation beiträgt.
Aber jetzt mal ein Beispiel: Es ist doch sicherlich super nervig, wenn dich Peter aus der Personalabteilung wegen irgendeiner Lappalie anruft, obwohl er dir dazu auch einfach eine Mail hätte schreiben können. Obwohl er das gar nicht böse gemeint hat, sondern wahrscheinlich einfach nur pragmatisch gedacht hat, nimmst du ihn jetzt aber als nervig wahr, weil er dich aus deinem Workflow gerissen hat, oder? Damit kommen wir zum ersten Punkt, wie du sinnvoll kommunizierst. Es ist absolut entscheidend ist, welches Medium du wählst, um zu kommunizieren. Obwohl… jetzt haben wir den ersten Schritt überspringen. Also zurück auf Anfang. Zuallererst solltest du dir folgenden Fragen stellen:
- Was ist das Ziel der Unterhaltung?
- Wer ist der richtige Ansprechpartner?
- Welcher Zeitpunkt ist der richtige, um dein Anliegen zu besprechen?
Denn mal ehrlich, wirklich gute Kommunikation ist nur dann möglich, wenn du genau weißt, was du mit dem Gespräch, mit der Mail oder dem Telefonat erreichen willst. Du solltest dir also vorher unbedingt Gedanken über den Zweck machen.
Mein 2. Tipp ist das eben schon angesprochene Medium. Eine Mail z. B. eignet sich perfekt dafür, um einen aktuellen Status durchzugeben oder eine Zusammenfassung zu schreiben. Alles, was in Zukunft nochmal Relevanz haben kann und deshalb am besten schriftlich festgelegt werden sollte. Ein Telefonat dagegen ist sicherlich schlau, wenn du eine kurze Frage hast. Wobei zum Telefon muss man heutzutage dazusagen, dass es als immer störender empfunden wird. Hier muss man wirklich vorsichtig sein. Viele Unternehmen nutzen für die interne schnelle Kommunikation mittlerweile Chat Tools wie Slack, was sich dann statt dem Telefon besser anbietet. Ich mein, ich persönlich zähle tatsächlich auch schon zur Generation, die einfach ungern telefoniert. So ein Telefonat überrumpelt einfach, egal ob man abnimmt oder nicht. Es gibt nichts, das einen mehr aus dem Flow wirft als ein Anruf der reinkommt (meine persönliche Meinung). Wichtig ist übrigens auch, bei der Wahl des Mediums niemals nach eigenen Bedürfnissen zu entscheiden. Heißt, nur weil du Angst hast, eine schlechte Nachricht persönlich zu überbringen, solltest du auf keinen Fall darauf verzichten, das persönliche Gespräch zu suchen, wenn es eigentlich das bessere Medium für die Botschaft ist. Grade, wenn Empathie und Emotionen gefragt sind, ist das persönliche Gespräch natürlich immer die beste Wahl.
Bevor wir gleich mit den nächsten Tipps weitermachen kurz der Hinweis auf mein letztes Video, wo es darum geht, wie du die Kommunikation mit deinem Chef verbessern kannst. Du kannst es dir hier anschauen.
Kommen wir zu Tipp Numero 3. Halte deine Unterhaltung so simpel, wie möglich! Mach es deinem Gesprächspartner so einfach wie möglich, dir zu folgen und dein Anliegen zu verstehen. Ganz egal ob im Schriftverkehr am Telefon oder im persönlichen Gespräch. Heißt: kurze Sätze sind das A&O. Du musst auf den Punkt kommen und durch die richtigen sprecherischen Ausdrucksmittel wie Sprechtempo, Kadenzen, Artikulation oder Betonung klarmachen, um was es geht.
Wir machen mal ein Beispiel. Du kannst entweder sagen:
“Ich wollte Ihnen kurz mitteilen, dass wir im Laufe des Projekts einige wertvolle Erkenntnisse erlangt haben, die uns im weiteren Verlauf, neue Möglichkeiten geben, die Dinge noch effizienter anzugehen, um nachhaltigen Erfolg zu haben, somit wäre es klasse, wenn Sie uns noch etwas Zeit geben würden.”
Super langatmig und eigentlich nur Geschwafel, oder? Stattdessen kannst du das auch folgendermaßen schreiben:
“Kurzes Projekt Update: uns ist der erste große Durchbruch gelungen. 2 Wochen mehr Zeit und wir können nachhaltige Effizienzsteigerungen beweisen.”
Du merkst, was passiert oder?
Tipp Nummer 4: Vermeide den Fachjargon. Also es gibt nichts Unnötigeres und unangenehmeres, wenn jemand auf Biegen und Brechen versucht eloquent zu klingen und irgendwie hochgestochen redet, obwohl es an der Stelle gar keinen Sinn ergibt. Am besten kommunizierst du also auch schriftlich immer so, also würdest du das ganze sprechen. Die Kunst ist es tatsächlich komplexe Inhalte einfach zu erklären. Greif also immer ganz normal auf die Alltagssprache zurück. Das lässt dich in der Kommunikation viel authentischer und nahbarer wirken. Plus, es ist für dich auch einfach viel angenehmer.
So und Last but not least Tipp Nummer 5: Versuche dich auf jedes Gespräch, egal ob per Telefon, persönlich oder per Video-Konferenz, wirklich bewusst zu konzentrieren und deine volle Aufmerksamkeit auf die Unterhaltung zu richten. Also zwing dich auch mal dazu zuzuhören. Das ist eine Eigenschaft, die nur ganz wenige von uns draufhaben, aber so wichtig ist, um von anderen sympathisch und kompetent wahrgenommen zu werden. Nelson Mandela hat mal gesagt: “Always speak last.” Sei immer der Letzte, der spricht. Durch Zuhören, zeigt man nämlich große Wertschätzung und durch das letzte Wort, das du hast, bringst du dich in die beste Situation etwas Schlaues zu sagen, weil alle anderen bereits ihre Meinung präsentiert haben. Also denk einfach mal an ein Meeting. Statt gleich mit der erste sein zu wollen, der irgendwas sagt, halt dich zurück, so schwer es auch fällt, und sei bewusst der letzte. Kommunikation bedeutet nicht immer nur jemand anderem Informationen, um die Ohren zu knallen, ganz im Gegenteil. Kommunikation passiert vor allem auch dann, wenn du die richtigen Fragen stellst und beginnst zuzuhören. Jeder hört sich selbst immer am liebsten reden, also überleg dir gute Fragen, zeig dich neugierig und lass die anderen reden. Dadurch verbessert sich deine Wahrnehmung bei anderen automatisch um ein Vielfaches.
